L’un des ” cinq grands avantages ” de l’utilisation d’un système de ressources humaines.

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a) Conversation réelle :

De manager à responsable RH : “Ça doit être bientôt pour la probation de trois mois de Smith.”

Responsable RH : “Laissez-moi vérifier”

Un peu plus tard, le directeur des RH : “En fait, la date est passée il y a 10 jours. Pour une raison quelconque, il n’a pas été repris dans le journal intime”.

Manager : “Eh bien, pas la peine de s’embêter. J’ai été très occupé dernièrement et je n’ai pas eu l’occasion de l’évaluer. Prolongeons la période de probation d’un mois.”

Difficile à croire, mais j’en ai entendu plusieurs versions au fil des ans. Et j’ai personnellement vécu quelque chose de très similaire à ce qui suit plus d’une fois.

b) La directrice du marketing qui a dû utiliser l’une des salles de réunion comme bureau, parce que personne n’avait avisé les gens des installations qu’elle venait.

c) Le contrôleur de crédit qui n’a pas pu accéder au système de comptes fournisseurs parce que le département informatique n’avait pas mis en place un identifiant système pour lui.

Tout ce qui précède a deux questions très importantes en commun : premièrement, le journal et d’autres systèmes informels de “rappel” sont très enclins à laisser les choses tomber entre les mailles du filet, et deuxièmement, les premières expériences des nouvelles recrues peuvent être décrites comme rien de moins que désastreux. Après avoir fait les cercles et les dépenses nécessaires pour identifier et sélectionner ces futures étoiles, l’employeur a maintenant donné le mauvais message de bienvenue.

La solution simple à tous ces maux de tête se trouve dans votre système RH, sous la forme d’un déclencheur automatique ou de notifications. Cette fonction peut générer un courriel, un message système ou un SMS en réponse à des changements dans les données.

Par exemple, lorsqu’un nouvel employé est entré dans la base de données des RH avant sa date de début, la notification configurée génère une série d’alertes :

– Informez la sécurité et le standard téléphonique de l’arrivée du nouveau venu, de son nom, de son poste et de son département ;
– Conseillez au service informatique de créer un identifiant et une connexion ;
– Aviser le directeur du bureau de l’exigence relative à l’établissement, ainsi que la fourniture d’une voiture, d’un téléphone mobile, d’un ordinateur portable, le cas échéant ;
– Plus tard, à un moment précis, p. ex. 2 semaines avant la fin de la période de probation, informer le débutant et le gestionnaire d’embauche qu’il faut procéder à une évaluation à la date d’échéance.

Nous pouvons voir que ce petit ajustement peut signifier un monde de différence pour quelqu’un dans ses premiers jours au sein de l’organisation, ou The Employee Experience comme on l’appelle maintenant. Vous pouvez aller encore plus loin avec vos notifications si vous le souhaitez : conseiller vos caisses de pension, les assureurs médicaux et le service de la paie si votre système n’est pas intégré.

Je suis un grand fan des notifications, et je les compte parmi les cinq grands avantages d’un système RH* (voir ci-dessous), car non seulement elles simplifient l’administration, mais elles permettent aussi de supprimer les erreurs et les oublis. Examinez à nouveau vos processus d’intégration à partir d’un nouveau point de départ et utilisez votre technologie pour faire en sorte que ces premières impressions importantes soient favorables et durables.

*The Big Five
– Libre-service
– Flux de travail
– Rédacteur de rapports
– Déclencheurs automatiques / Notifications

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