La saison des vacances d’été approche à grands pas et l’avalanche de demandes de congés annuels frappe les bureaux des gestionnaires.
Ce peut être une période de l’année difficile pour l’équipe des RH – qui sont souvent en première ligne lorsqu’il s’agit de faire face à des pénuries de personnel de dernière minute ou de calmer les employés mécontents dont les demandes de vacances ont été refusées.
Bien sûr, les RH doivent aussi pouvoir prendre des vacances. Alors, quelle est la meilleure façon de s’assurer que les roues continuent de tourner en douceur pendant votre absence ?
Voici quelques-unes des choses clés que vous devez considérer si vous voulez éviter les courriels de panique et être en mesure d’éteindre joyeusement votre téléphone lorsque vous êtes au bord de la piscine :
Prévenir l’entreprise suffisamment à l’avance
Si vous travaillez dans une petite entreprise et en particulier si vous êtes la seule personne des RH assurez-vous de prévenir tout le monde à l’avance de vos dates de vacances. De cette façon, si le conseil a des demandes urgentes de données sur les RH ou si les gestionnaires prévoient apporter des changements qui auront une incidence sur la paie, ils sauront qu’ils doivent communiquer avec vous bien à l’avance.
Politiques
Souvent, les RH sont bombardés de questions auxquelles il est assez facile de répondre en se référant à des documents de politique. La plupart des logiciels RH fournissent un portail central où toutes les politiques et processus sont facilement accessibles. Assurez-vous que vos politiques sur les congés de maladie, les mesures disciplinaires et les griefs, la santé et la sécurité sont à jour et que tout le monde sait où les trouver.
Encourager les demandes de vacances anticipées
Il est bon de rappeler aux gestionnaires hiérarchiques d’encourager leur équipe à obtenir des dates de vacances à l’avance, surtout s’ils travaillent dans des régions où il existe des règles sur le moment où les congés peuvent être pris ou si les collègues ne sont pas autorisés à s’absenter en même temps. Il est facile pour les mauvais sentiments au sujet d’un refus de vacances de causer des conflits et des tensions dans l’équipe – si tout le monde sait où il se trouve (et a été rappelé), il n’y aura pas de mauvaises surprises ou de mauvaise volonté.
Gardez un œil sur les dates clés.
Assurez-vous d’être au courant des dates clés qui tomberont pendant votre absence. Y a-t-il de nouvelles personnes à rejoindre, par exemple, ou les périodes de probation arrivent-elles à leur terme ? D’autres dates auxquelles vous aimeriez peut-être faire attention pourraient être le début ou la fin du congé de maternité, la formation obligatoire qui arrive à échéance ou le renouvellement des visas pour les employés non britanniques. Si vous disposez d’un système automatisé de gestion des ressources humaines, il peut être configuré pour vous rappeler quand les actions sont dues afin que vous puissiez planifier à l’avance.
Recrutement
Avec l’arrivée massive de diplômés sur le marché en juillet, ce peut être un bon moment pour les entreprises de recruter de nouveaux employés talentueux. Il ne sert à rien de lancer une campagne de recrutement si les personnes clés ne sont pas là pour assurer le suivi des candidatures. Dans un marché du recrutement concurrentiel, les bons candidats ne traînent pas longtemps. Assurez-vous que les responsables du recrutement ont pris en compte les dates de vacances des personnes clés impliquées dans le processus d’entrevue et de prise de décision afin qu’ils puissent planifier en conséquence.
Rappelez aux employés au sujet du libre-service.
Si vous avez un système automatisé de gestion des ressources humaines, c’est probablement une bonne idée de rappeler aux employés les options de libre-service qui s’offrent à eux avant de partir en vacances. La plupart des systèmes ont un endroit où vous pouvez stocker tous vos documents importants, auxquels les employés ont accès et s’aident eux-mêmes à trouver des réponses à leurs questions. Des systèmes tels que iupmanagement.fr permettent également aux employés de consigner les absences pour cause de maladie, de demander des congés et d’entrer des changements d’adresse ou de numéro de téléphone. Un rappel opportun de ce que les employés peuvent faire pour eux-mêmes pourrait sauver une boîte de réception débordante à votre retour.
Demandes d’accès par sujet
Le RGPD a imposé aux entreprises la responsabilité de répondre aux demandes d’accès par sujet beaucoup plus rapidement que par le passé. Pour éviter la panique si une demande arrive pendant votre absence, assurez-vous d’avoir fait une course factice et documenté l’endroit où vous stockez les données des employés et toute autre information que vous pourriez avoir besoin de fournir. Vous trouverez ici de plus amples informations sur ces demandes et les délais correspondants, afin qu’elles puissent être regroupées dans la période correspondante si nécessaire.
Avoir un plan d’urgence en place
Il y a une règle non écrite qui dit que le pire arrive généralement quand les RH ne sont pas là. Assurez-vous qu’un plan de repli est en place afin que si quelque chose de grave se produit en votre absence, les gestionnaires sachent à qui s’adresser qu’il s’agisse du chef de la direction, d’une ligne d’assistance juridique ou d’un soutien externe en matière de RH.