Pour réussir un projet, il faut avoir en main un document qui servira de feuille de route. Le plan de projet n’est pas comme les autres outils de gestion de projet, c’est un procédé plus complexe et plus approfondi. Le plan de projet est un dossier dans lequel tous les détails sur le projet y sont inscrits, ainsi que la manière avec laquelle le projet sera réalisé. Ce plan minutieux garantit un suivi de projet plus aisé et de bons résultats. Comment créer un plan de projet ?
En quoi consiste un plan de projet ?
Un plan de projet est, en général, assimilé à un schéma qui trace le chemin vers un but final, garant de la réussite d’un projet. Le plan de projet est un ensemble d’informations concernant :
- Le calendrier du projet
- La portée du projet
- Les échéances du projet
- Les besoins en ressources
- Les livrables du projet.
Le plan de projet est un document qui servira de guide dans toutes les étapes du projet. Il constitue à lui seul un document dans lequel sont regroupés :
- Un plan de communication
- Un plan de gestion des éventualités et des risques
- Un plan de gestion des ressources.
Pourquoi solliciter un plan de projet ?
Un plan de projet présente plusieurs atouts qui optimisent la réussite du projet. Parmi ses avantages, on peut citer :
- Sa capacité à préparer le terrain avant d’entamer le projet
- Son rôle descriptif pour expliquer avec clarté les directives à toute l’équipe et les rôles de chacun
- Sa faculté à informer sur les ressources disponibles pour la réalisation du projet
- Son aptitude à prévoir les risques en anticipant les éventualités et incidents.
Comment établir un plan de projet efficace ?
Créer un plan de projet n’est pas anodin, mais est tout à fait accessible aux Chefs de projet, premiers responsables du déroulement du projet et managers de toute une équipe. L’institution d’un plan de projet suit chronologiquement 7 étapes distinctes, mais interdépendantes.
Définition des objectifs
Un plan de projet a pour principale utilité la gestion d’une entreprise, d’une équipe et surtout d’un projet. La première étape d’un plan de projet est de connaître les buts et les objectifs d’un programme ou d’un projet. Il est essentiel de fixer les objectifs en se focalisant sur les résultats escomptés. Quand les objectifs sont définis, tous les acteurs pourront alors prendre chacun leur rôle et coordonner ainsi les missions. C’est aussi dans cette partie que l’on définit la portée du projet, pourquoi le faire et qu’est-ce que l’on attend du projet ? Il est à noter que le plan de projet est un procédé à personnaliser en suivant les impératifs et les objectifs du projet.
Organiser les indicateurs de réussite
Les indicateurs de réussite ou KPI sont des approches permettant de mesurer les objectifs en informant si le projet est sur de bonne voie et si les objectifs peuvent très bien être atteints. On préconise l’approche KPI en fixant des objectifs SMART c’est a dire Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste et Temporellement défini. Il s’agit d’objectifs spécifiques et mesurables, tout à fait atteignables en étant réalistes et déterminés de façon temporelle.
Déterminer les acteurs
La réalisation d’un projet inclut plusieurs acteurs dont l’intervention de chacun est essentielle pour le réussir. Les informations sont maintenant collectées, il faut alors déterminer la portée du projet et spécifier clairement les livrables finaux. C’est pendant cette étape que les responsables sont nommés. Il est important également de savoir si les décideurs sont engagés en avance. Cette partie permet d’être fixé si d’autres acteurs doivent être inclus dans le plan de projet.
Indiquer le budget
Un projet requiert une certaine enveloppe budgétaire. Le plan de projet, une fois que les objectifs sont fixés et que les parties prenantes intégrées dans le projet, doit mettre un chiffre sur les différentes étapes à faire. Se constituer un budget prévisionnel est essentiel pour accréditer le projet. Cela permet d’avoir une somme assez près de celle qui devra être allouée pour le projet.
Spécifier les jalons et les livrables
Les jalons marquent la fin des étapes représentant des objectifs précis. Ce sont des tranches de phases qui ont été découpées sans être soumises à des dates de début ni à des dates butoirs pour être achevées. Ces jalons sont incontournables et leur réalisation donnent le souffle au projet. Les livrables sont les résultats visibles et palpables de l’aboutissement d’un jalon, pas forcément matériels puisqu’ils peuvent être des produits ou des services. Les intégrer dans les démarches de la création du projet est plus que nécessaire.
Préciser la chronologie et fixer un planning
Pour rendre le plan de projet efficace, il est important d’établir une certaine chronologie qui doit être suivie à la lettre. C’est aussi le cas pour le planning qui est un chemin que toutes les parties prenantes doivent suivre en remplissant chacun ses rôles. Cette étape permet d’assimiler les priorités et de disposer d’une chronologie logique et rationnelle.
Elaborer un programme de communication
Un plan de projet doit contenir un plan de communication. Les approches de communication dépendent du type d’acteurs-interlocuteurs. Pour travailler en bon tandem, la communication peut passer par différents outils : les réunions, les courriers électroniques, les visio-conférences ou autres.