La recherche a montré que les entretiens de retour au travail jouent un rôle important pour aider les organisations à réduire les niveaux d’absences. Mais comme le savent les professionnels des RH, les gestionnaires hiérarchiques hésitent souvent à s’asseoir, officiellement ou non, avec leurs employés lorsqu’ils reviennent au travail après un congé de maladie.
Habituellement, c’est parce qu’ils considèrent qu’il s’agit d’une autre tâche administrative qui prend beaucoup de temps, ce qu’ils préféreraient franchement que les RH fassent. Ils ne comprennent pas vraiment la valeur et n’apprécient pas d’avoir à l’insérer dans un journal déjà bien rempli.
Le défi pour les RH est de faire passer le message que si les entrevues de retour au travail sont menées de façon sensible et constante, elles peuvent être un excellent outil pour aider les gestionnaires à réduire les absences, à soutenir les employés et à améliorer l’engagement dans leurs équipes.
Voici cinq raisons convaincantes que les RH peuvent utiliser pour convaincre les gestionnaires qu’ils doivent accepter l’entrevue de retour au travail :
1. Il aide l’entreprise à s’acquitter de son devoir de diligence.
Toutes les entreprises ont la responsabilité légale de protéger le bien-être de leurs employés au travail. Il s’ensuit que lorsqu’une personne retourne au travail après un congé de maladie, l’entreprise doit s’assurer qu’elle est apte à s’acquitter de ses fonctions. Il s’agit d’accueillir l’employé, de l’informer de tout ce qui s’est passé en son absence et de vérifier qu’il est vraiment prêt à reprendre le travail (et qu’il n’est pas revenu trop tôt, parce qu’il craint que le travail important ne soit pas fait ou que le fait de prendre un congé de maladie puisse mettre son emploi en danger). Une entrevue de retour au travail donne au gestionnaire l’occasion de mieux comprendre les raisons de la maladie de son employé et, le cas échéant, de faire les ajustements nécessaires pour assurer un retour réussi.
2. Il souligne que le gestionnaire prend l’absence au sérieux.
Pour chaque employé ayant un véritable problème de santé, il y en a un autre qui, soyons honnêtes, est un peu comme un faux-monnayeur. Elles sont sujettes aux rhumatismes du lundi matin, prennent une journée en duvet à toute occasion et tombent malades au premier signe d’éternuement. L’entreprise devra toujours supporter un certain nombre d’absences de courte durée, en particulier pendant les mois d’hiver, lorsque les insectes et les virus font la tournée et qu’il est vraiment préférable pour les employés qui ont succombé à rester à la maison. Mais une politique consistant à mener des entrevues de retour au travail après chaque absence et à faire comprendre aux employés qu’il s’agit d’une pratique courante peut aider à étouffer les absences inutiles dans l’œuf. Si les gens savent qu’ils devront avoir une conversation avec leur gestionnaire à leur retour au travail, ils sont moins susceptibles de trouver une vieille excuse pour ne pas se présenter.
3. Il aide les gestionnaires à aller à la racine de ce qui se passe réellement.
L’absence pour cause de maladie n’est pas toujours ce qu’elle semble être. Souvent, les gens téléphonent pour dire qu’ils sont malades lorsque leurs arrangements de garde d’enfants ne fonctionnent plus ou qu’ils ont du mal à faire face aux défis de s’occuper d’un parent âgé. Parfois, un nombre croissant d’absences de courte durée peut indiquer qu’un employé est stressé, qu’il a du mal à faire face à sa charge de travail ou qu’il a des relations difficiles au sein de l’équipe. Une entrevue de retour au travail donne au gestionnaire une occasion précieuse de creuser avec sensibilité sous la surface et de s’assurer que l’absence n’est pas utilisée pour dissimuler d’autres problèmes. Si le gestionnaire est conscient de la cause profonde du problème, il peut prendre des mesures pour s’y attaquer, qu’il s’agisse d’offrir des modalités de travail plus souples ou de régler un différend entre collègues.
4. Il fournit des données précieuses
Les entrevues de retour au travail donnent aux gestionnaires l’occasion de recueillir des données précieuses sur les tendances en matière d’absences et de cerner les problèmes à un stade précoce. Idéalement, les gestionnaires devraient saisir l’information issue de leurs conversations et l’enregistrer dans leur système central des RH s’ils en ont un. Cela donne à l’entreprise une vue d’ensemble des taux d’absences par hélicoptère – mais aussi au gestionnaire une image claire de ce qui se passe dans son propre département ou équipe. Si quelqu’un prend de plus en plus de congés de maladie, par exemple, cela peut indiquer des problèmes de charge de travail ou de stress. Si plusieurs membres de l’équipe souffrent de maux de dos, il se peut que les postes de travail doivent être réévalués. Si le gestionnaire a une compréhension plus claire de certains des problèmes à l’origine des absences, il sera mieux équipé pour s’y attaquer.
5. Il démontre que le gestionnaire suit les procédures appropriées.
La pratique courante de mener des entrevues de retour au travail peut être particulièrement utile lorsqu’il s’agit d’une situation où l’absence a atteint des niveaux inacceptables. Le gestionnaire doit démontrer qu’il a suivi une politique cohérente et qu’il a clairement indiqué à l’employé qu’une absence persistante et inexpliquée pourrait mener à des mesures officielles et mettre son emploi en danger. Un système automatisé de gestion des ressources humaines, qui permet de consigner toutes les discussions sur le retour au travail en un seul endroit central, permet à l’entreprise de démontrer qu’elle a suivi la procédure appropriée si un employé décide de poursuivre l’entreprise pour congédiement injuste. Les entrevues de retour au travail peuvent aussi démontrer que l’entreprise a agi équitablement et a fait tout son possible pour soutenir un employé ayant un problème de santé à long terme. L’information tirée des entrevues sera utile pour éclairer les décisions relatives à la retraite pour des raisons de mauvaise santé, par exemple, et permettra à l’employé d’avoir accès au type de soutien et d’avantages sociaux appropriés une fois qu’il quitte l’entreprise.