Pourquoi l’automatisation des processus de vacances a un sens commercial ?

systeme de management des ressources humaines

Si jamais nous cherchions un exemple de la raison pour laquelle les entreprises ont besoin d’un système automatisé pour gérer les droits aux vacances, nous n’avons pas besoin de regarder plus loin que la débâcle actuelle de Ryanair.

Selon un reportage de la BBC News, la décision de la compagnie aérienne d’annuler jusqu’à 50 vols par jour pendant les six semaines à venir est due à un arriéré de congés du personnel. L’entreprise a admis qu’elle a “gâché” la planification des vacances de ses pilotes, se trouvant ainsi dans l’impossibilité d’atteindre les objectifs de ponctualité parce qu’un grand nombre d’employés réservent des vacances avant la fin de l’année.

Il est quelque peu ironique qu’une entreprise qui prend des personnes en vacances se trouve dans l’obligation de prendre cette décision impopulaire (pouvant affecter jusqu’à 400 000 passagers) en raison d’une mauvaise gestion de ses propres processus de vacances. Et même si, bien sûr, nous ne connaissons pas les détails exacts de la façon dont Ryanair gère les congés annuels, il y a clairement place à l’amélioration.

Voici trois raisons pour lesquelles l’automatisation du processus des congés annuels est une bonne idée d’affaires (et peut vous aider à éviter un désastre en matière de relations publiques) :

1. Une vue panoramique pour l’entreprise

Si les congés annuels sont gérés dans un seul endroit central et facilement accessible, il est facile pour l’entreprise de s’assurer qu’il ne manque pas de couverture à la fin de l’année de vacances. La plupart des systèmes de RH modernes calculent automatiquement les droits aux congés en fonction des règles de l’entreprise et du temps de travail de l’employé, et maintiennent un total courant du temps pris ou réservé. Cela peut s’avérer inestimable lorsqu’il s’agit de s’assurer que le personnel est suffisamment couvert ou lorsque l’entreprise affecte des ressources à des projets spéciaux ou à des pics saisonniers. Bien sûr, toutes les entreprises n’auront pas un tel besoin critique de s’assurer qu’il y a suffisamment de mains sur le pont comme Ryanair, mais l’accès à une vue unique et à jour des données, soutenue si possible par une vue calendaire des absences peut être vraiment utile, en particulier s’il y a beaucoup de travail en équipe et que les gestionnaires ont besoin d’une image de qui se trouve dans d’autres départements également.

2. Meilleur suivi par les gestionnaires

La ruée de fin de vacances est courante dans de nombreuses organisations, en particulier si l’entreprise a une politique d’utilisation ou de perte de congés. Toutefois, grâce à un système automatisé, les gestionnaires peuvent ouvrir une session en tout temps et voir à combien de congés les membres de leur équipe ont droit, ce qui a été pris et ce qui reste. Cela leur permet de pousser les employés périodiquement, de les encourager à planifier longtemps à l’avance et à ne pas partir en réservant leurs vacances avant la onzième heure. Cela est particulièrement important si l’équipe a besoin d’un minimum de ressources ou si certaines personnes ne peuvent pas s’absenter en même temps. C’est aussi une bonne façon de mettre en évidence les personnes qui ne prennent qu’un minimum de congés annuels, peut-être en signalant qu’elles sont stressées ou surchargées et qu’elles n’ont pas le temps de partir en vacances.

3. Un système plus convivial pour les employés

Du point de vue des employés, il n’y a rien de plus frustrant qu’un long processus de demande de congé annuel et de devoir attendre l’approbation d’un gestionnaire avant de pouvoir confirmer les plans de vacances. Les systèmes automatisés se débarrassent des formulaires inutiles et rendent l’ensemble du processus plus rapide et plus facile. Les employés peuvent ouvrir une session pour vérifier combien de congés il leur reste et voir si quelqu’un d’autre dans l’équipe est absent en même temps. Ils soumettent une demande, qui est automatiquement dirigée vers leur gestionnaire, qui peut regarder l’image d’ensemble et l’accepter ou la rejeter d’un simple clic de souris. C’est le genre de processus transparent et rapide que les employés, en particulier les natifs numériques de la Génération Y, attendent et peuvent faire beaucoup non seulement pour informer une planification efficace, mais aussi pour éviter tout conflit au sujet des vacances au sein de l’équipe.

Laisser un commentaire