Comment équiper les supérieurs hiérarchiques pour gérer les absences au sein de leurs équipes ?

Comment équiper les supérieurs hiérarchiques pour gérer les absences au sein de leurs équipes

Les employeurs se tournent de plus en plus vers leurs supérieurs hiérarchiques pour gérer les absences, mais ne leur donnent pas les outils et le soutien nécessaires pour bien le faire. C’est le message clé qui ressort de l’enquête CIPD/Simplyhealth Absence Management Survey de 2016, qui a révélé que moins de la moitié des entreprises offraient une formation pour aider les gestionnaires à gérer les absences de courte ou de longue durée au sein de leurs équipes.

Jill Miller, conseillère en recherche du CIPD, souligne que même s’il est logique de faire participer les cadres hiérarchiques à la gestion des absences, les entreprises doivent reconnaître qu’il s’agit ” d’une responsabilité sérieuse qui devrait être intégrée dans leur rôle professionnel, plutôt que d’être considérée comme un ajout “.

De quel type de formation et de soutien les gestionnaires hiérarchiques ont-ils besoin pour être à la fois confiants et compétents dans la gestion des absences ?

1. Sensibiliser

Les gestionnaires hiérarchiques doivent comprendre la situation dans son ensemble s’ils veulent gérer efficacement les absences au sein de leur équipe. Ils doivent comprendre les déclencheurs communs de l’absence à court terme, par exemple, et être en mesure de repérer les employés qui deviennent démotivés, désengagés ou insuffisamment motivés.

Connaître les principales causes d’absence (stress et troubles musculo-squelettiques) les aidera également à organiser efficacement leur travail et à fournir un environnement de travail sûr et sain à leurs employés.

Il est également utile pour les gestionnaires d’être au courant de la stratégie globale de bien-être de l’entreprises afin qu’ils puissent voir comment leur rôle s’intègre. Une série de brefs exposés appuyés par de l’information sur votre portail RH peut être un moyen efficace de s’assurer que les gestionnaires sont bien informés et qu’ils ont facilement accès à l’information dont ils ont besoin.

2. Mémoire sur la politique et les procédures

Les supérieurs hiérarchiques doivent bien connaître la politique et les procédures formelles de l’entreprise en cas d’absence. Si les gens ne sont pas clairs sur le processus qu’ils doivent suivre, il y a un risque que la politique soit appliquée de manière incohérente. Ou, dans le pire des cas, si la situation s’aggrave, ils pourraient ouvrir l’entreprise à des plaintes pour licenciement abusif ou discrimination. Assurez-vous que les gestionnaires sont au courant de la procédure à suivre pour signaler une absence et qu’ils connaissent les points de déclenchement pertinents, c’est-à-dire quand un certificat médical est requis ou quand une entrevue de retour au travail doit être planifiée. Ne vous fiez pas seulement aux gestionnaires qui lisent le manuel du personnel. Court

Assurez-vous que les gestionnaires sont au courant de la procédure de déclaration des absences de leurs employés et qu’ils sont au courant des points de déclenchement pertinents c.-à-d. quand une note du médecin est requise ou quand une entrevue de retour au travail doit être fixée. Ne vous fiez pas seulement aux gestionnaires qui lisent le manuel du personnel. Court

Les séances d’information à l’interne donneront aux gens l’occasion de demander des éclaircissements et de poser des questions et réduiront les risques d’erreurs.

3. Comprendre les limites

Les gestionnaires ont souvent du mal à savoir quand une situation a dépassé leurs attributions et doit être transmise aux RH. Assurez-vous que les gens connaissent bien les limites et savent quand il est approprié pour eux de demander des conseils. Cela pourrait être soit parce qu’ils risquent de s’égarer dans un territoire juridique compliqué, soit parce qu’ils ont de sérieuses préoccupations au sujet du bien-être d’un membre de leur équipe. Le fait de leur fournir des scénarios fictifs peut les aider à comprendre où tracer la ligne de démarcation.

Les responsables hiérarchiques ont également besoin d’un contact dédié au sein des RH (ou dans le cadre de solutions RH externalisées) et doivent également être au courant de toute disposition en matière de santé au travail qui pourrait être disponible, de sorte qu’ils puissent orienter les personnes de manière appropriée. Assurez-vous que cette information est facile à trouver. La plupart des logiciels RH auront une sorte de portail central où les politiques RH et les contacts clés peuvent être hébergés.

4. Gérer des conversations sensibles

Ne présumez pas que les gestionnaire seront automatiquement dotés des compétences nécessaires pour gérer des conversations délicates avec leurs équipes. Lorsque vous devez faire monter quelqu’un sur des niveaux de fréquentation inacceptables ou parler à un membre du personnel atteint d’une maladie grave, cela peut être extrêmement intimidant pour un gestionnaire qui n’a jamais reçu de formation.

Ils peuvent craindre que quelqu’un se fâche et qu’il ne sache pas comment réagir, par exemple, ou craindre qu’une conversation ne tourne à l’affrontement.

La meilleure façon de préparer les gestionnaires à ces conversations est de leur donner l’occasion de pratiquer dans un environnement sécuritaire. Il y a beaucoup de fournisseurs de formation sur le marché qui seront en mesure d’offrir des ateliers qui donneront aux gens les compétences clés et leur donneront l’occasion de ” mettre en pratique ” leurs nouvelles compétences dans des scénarios réalistes.

5. Soutien continu

Des séances de formation bien pensées peuvent faire beaucoup pour préparer les gestionnaires aux compétences dont ils ont besoin pour gérer les absences en toute confiance. Mais il est également important de fournir un soutien continu.

De nouvelles situations surgiront, sur lesquelles les gens peuvent être incertains, ou ils peuvent avoir besoin de clarifier des points clés de la procédure. Même si les gestionnaires ont la responsabilité principale de gérer les absences, ils ont quand même besoin d’une ligne directe avec une certaine expertise en RH et d’un accès à des conseils sur mesure sur la façon de gérer les absences.

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