Vous aimeriez dématérialiser la gestion des congés au sein de votre entreprise. Vous pensez que le papier a fait son temps et qu’à présent, il faut tirer profit des outils modernes mis à disposition grâce aux avancées technologiques. Cependant, ce projet suscite un certain nombre de questions qu’il faut trancher avant de choisir. Cet article vous aide à y voir plus clair sur les critères essentiels à prendre en compte au moment de sélectionner votre futur logiciel de gestion RH.
La complexité de mise en œuvre
Cet aspect est souvent négligé par les entreprises, en particulier lorsqu’elles n’ont pas encore été confrontées à ce type de projet. Pourtant, c’est un critère essentiel à prendre en compte. Vous n’avez pas forcément beaucoup de temps à consacrer au déploiement de votre nouveau logiciel. Il est donc essentiel que cela fasse rapidement et simple. C’est dans cet esprit que le logiciel de gestion des absences Mon Intranet a été imaginé. En mode SaaS (« Software as a Service »), l’entreprise n’a pas à se soucier de la mise en œuvre technique puisque l’éditeur fournit une solution prête à être utilisée. Il y a juste une phase de configuration en fonction des préconisations du client. Le processus d’installation est donc quasiment transparent pour l’entreprise qui peut dès lors se concentrer sur l’utilisation.
La tarification
Ce type d’outils informatiques doit permettre de générer des économies, notamment grâce au gain de temps qu’il induit avec l’automatisation d’un certain nombre de tâches mais aussi avec la réduction du risque d’erreurs. Néanmoins, il convient de bien étudier la tarification du produit afin d’évaluer le coût de son utilisation de façon complète à moyen et long terme.
Voici les frais qui peuvent être facturés par les éditeurs de logiciels SIRH :
- Frais d’installation et de configuration
- Abonnement pour l’utilisation de la solution
- Frais de formation
- Coûts pour les développements complémentaires
- Appels au support technique
- Contrat de maintenance technique
Les fonctionnalités offertes
Le logiciel parfait répondant à 100% des besoins n’existe pas. C’est d’autant plus vrai pour un logiciel de gestion des congés. On le sait bien, la législation sur les congés en France est d’une complexité exceptionnelle. Si les logiciels ont su s’adapter pour couvrir la majorité des besoins, parfois certains besoins spécifiques à quelques entreprises ne sont pas complètement pris en compte. Cela peut nécessiter un développement supplémentaire pour adapter totalement le logiciel. Il faut donc mesurer la capacité de l’éditeur à faire évoluer sa solution en fonction des besoins exprimés par le client car cette situation ne manquera pas de se poser tôt ou tard. En effet, les besoins évoluent souvent dans le temps, notamment du fait des changements de la législation ou des accords d’entreprise qui peuvent être signés.
L’évolutivité de la solution
Certains logiciels se contentent de gérer les congés. D’autres vont beaucoup plus loin que ce scope de base pour gérer également les heures supplémentaires mais aussi d’autres processus administratifs de l’entreprise comme les frais de déplacement ou encore le suivi des activités. Si vous n’avez pas besoin de ces fonctionnalités au départ, elles pourraient bien vous êtes utiles dans le futur. Comme le choix d’un logiciel vous engage dans la durée, il convient d’évaluer en amont tous les besoins qui vont potentiellement émerger dans les 2 à 3 années qui viennent.
L’utilisation du logiciel
Certains logiciels nécessitent l’installation d’une application sur l’ordinateur ou le téléphone. D’autres fonctionnent en mode « full web ». Cette seconde option est bien pratique car elle évite d’avoir à installer un composant logiciel qu’il faudra ensuite mettre à jour de façon régulière. Un logiciel accessible directement depuis un navigateur web aura tendance à être moins dépendant de l’environnement matériel sur lequel il repose puisque les navigateurs ont un fonctionnement très standardisé contrairement aux ordinateurs qui fonctionnent avec différents systèmes d’exploitation.