Rarement réversibles, les décisions stratégiques sont le fruit de réunions entre les différents acteurs d’une entreprise, mais surtout d’une excellente gouvernance. Elles vont déterminer la direction qu’une structure va prendre et reflètent aussi bien ses valeurs que les ambitions de ses dirigeants. Afin d’assurer la qualité des décisions prises avec vos collaborateurs, vous devez améliorer la gouvernance de votre structure en vous focalisant sur des éléments précis tels que la communication interne.
Améliorer l’organisation des réunions stratégiques
Les réunions comptent parmi les étapes incontournables des prises de décisions. Une bonne organisation est donc nécessaire pour pouvoir développer tous les éléments indispensables aux choix stratégiques qui vont influer sur le développement de votre entreprise.
La réussite d’une réunion dépend en grande partie de la qualité de sa préparation. Pour commencer, il vous faudra rassembler tous les documents et les informations qui vous permettront d’établir un ordre du jour. Contrairement aux idées reçues, cette étape peut être particulièrement chronophage, dans la mesure où les données peuvent être issues de sources très diversifiées.
Une fois l’ordre du jour en place, vous devez procéder à son partage en veillant à la confidentialité des informations. La sélection des participants et la sécurisation des données doivent faire l’objet d’une attention particulière.
Durant la réunion, une excellente structure des sujets à aborder est nécessaire pour éviter les pertes de temps et développer efficacement les discussions qui vont mener aux décisions. Pendant cette phase, les prises de notes et les partages de celles-ci sont aussi importants puisqu’elles vont permettre aux participants de déterminer rapidement les changements, les évolutions et les actions à entreprendre.
Après la réunion, vous devez effectuer un suivi minutieux des actions menées pour l’application des décisions par les participants, mais aussi par les salariés, les partenaires et les autres collaborateurs concernés. Cette étape peut être extrêmement longue et il vous faudra mettre l’ensemble de vos compétences en gestion d’entreprise à l’œuvre pour atteindre vos objectifs.
À l’heure du web 2.0, des solutions numériques dédiées à la gestion telles que Skope sont à votre disposition. Qu’ils soient en ligne ou sous forme d’application mobile, ces logiciels vous offriront la possibilité d’accélérer les préparations de vos réunions, d’améliorer leur efficacité pour que vous puissiez faire les choix stratégiques les mieux adaptés, et vous épauleront lors des opérations de suivi. Ils sont conçus pour faciliter vos tâches de dirigeant et pour fluidifier votre gouvernance.
Améliorer la communication interne pour favoriser les prises de décisions efficaces
En dehors des comités de direction et des conseils d’administration, une excellente communication interne vous permettra d’améliorer significativement la gouvernance de votre entreprise.
Que ce soit durant une période de faible croissance ou lors d’un développement accéléré, vous devez mettre en œuvre un système qui vous permettra d’échanger plus efficacement avec vos collaborateurs. Ainsi, vous pourrez présenter les projets (conquête de nouveaux marchés, conception de nouveaux produits, etc.), les objectifs et les résultats à vos salariés, pour favoriser la cohésion, créer une excellente relation entre salariés et dirigeants, et limiter les risques de démotivation entraînant souvent des crises.
À titre d’information, une bonne relation entre salariés et administrateurs peut vous aider dans vos choix stratégiques, à condition qu’elle favorise de véritables échanges. En transmettant les bonnes informations à vos collaborateurs et en les écoutant, vous aurez l’occasion de vous renseigner sur les éventuels problèmes pouvant constituer un frein à la productivité de votre structure et sur les bonnes pratiques qui pourraient être adoptées. Ces données pourront jouer un rôle prépondérant lors de votre prochaine réunion.
Outre la communication entre l’équipe dirigeante et les employés, il est important d’optimiser les échanges d’informations entre les administrateurs. Ces derniers doivent bénéficier d’un accès rapide aux divers documents concernant leur entreprise et être renseignés régulièrement sur l’état de santé de celle-ci, les progrès et les objectifs. L’optimisation et la fluidification des échanges de données vont, d’une part, aider les dirigeants à mettre en place les mesures nécessaires à la poursuite des buts de leur entreprise et d’autre part, augmenter l’efficacité des décisions stratégiques prises lors des réunions.
Évitez les documents papier pour vos réunions
Pour l’amélioration de la communication interne de votre organisation, nous vous conseillons de tirer profit des avantages offerts par les outils dédiés à la gouvernance d’entreprise. Si ceux-ci proposent généralement des fonctionnalités destinées à la préparation des conseils d’administration et des comités de direction débouchant sur des décisions stratégiques, ils vous permettent aussi de fluidifier les échanges avec les membres de votre équipe. Hormis l’accélération de la transmission des informations, ils vous donnent l’opportunité de vous dégager des nombreux inconvénients des documents papier et des contraintes liées aux courriels.
Les documents papier sont longs à concevoir, parfois onéreux et difficiles à transmettre aux collaborateurs. Par ailleurs, il n’est pas toujours évident de sécuriser leur contenu, ce qui augmente considérablement les fuites d’informations critiques.
Les solutions digitales vous permettront de rédiger facilement des documents tels que des comptes-rendus et de les mettre rapidement à la disposition de votre équipe. Vous pourrez sélectionner les collaborateurs qui auront accès aux informations et bénéficierez d’une protection optimale de ces dernières. Les meilleurs outils proposent généralement un système de sécurisation basé sur le chiffrement AES 256 bits. Celui-ci est utilisé par les banques et par des entités gouvernementales, parmi lesquelles on peut citer le ministère de la Défense.
Planifier les sorties de crise en amont
Aucune organisation n’est à l’abri d’une crise, qu’elle soit interne ou causée par des éléments extérieurs. Pour éviter qu’un événement ne menace l’existence de votre entreprise, nous vous conseillons de préparer les sorties de crise en amont afin de réagir rapidement en prenant les bonnes décisions.
Pour commencer, vous devez constituer une cellule de crise qui aura pour principaux objectifs de déterminer la nature de la ou des crises qui peuvent toucher votre structure, en se basant sur les risques auxquels elle est soumise et son secteur. Il faudra également évaluer l’impact ainsi que le niveau de dangerosité. Une fois ces données entre les mains de votre comité, vous pourrez envisager les actions à entreprendre pour réduire les effets des éventuels coups durs.
Que ce soit lors de la constitution du comité, durant l’étude des crises potentielles ou pendant la gestion d’une crise en cours, un outil de gouvernance d’entreprise pourrait être utile pour optimiser les échanges de données et organiser efficacement les réunions afin de prendre rapidement les décisions stratégiques les mieux adaptées.
Il est important de noter que le public et les médias vous jugeront moins sur la nature des problèmes subis par votre société que sur la rapidité et la qualité de vos réactions.